2016年档案培训课程——会计档案整理

 

会计档案整理

 

会计档案，是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

二、会计账簿类：总帐、明细账、日记帐，固定资产卡，辅助账簿，其他会计账簿。

三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

四、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

一、会计凭证的整理

（一）分类

即将会计凭证的种类分开，一般的单位只有机关会计凭证一类，少数单位有多类型的会计凭证，如：财政局就有机关会计凭证，经建会计凭证，预算会计凭证等。

（二）分年度

即将会计凭证按年度分开，一年度内按日期的先后顺序排列。

（三）编制档号

1.全宗号：档案馆给定每个全宗的代码。

2.目录号：全宗内案卷所属目录的代码。会计凭证统一用“W1”作为代码，W1为一级类目，W1.1为二级类目，W1.1.1为三级类目。如财政局：W1.1机关会计凭证；W1.2经建会计凭证；W1.3预算会计凭证：W1.3.1预算内会计凭证，W1.3.2预算外会计凭证。

3.卷号：在同一目录号内案卷排列的顺序号，同一年度内从1开始编一个流水号

（四）划分保管期限

原始凭证、记账凭证、汇总凭证划分为15年，会计凭证内有工资表，资产报表、年报表的凭证划分为永久（见附表）。

（五）编制案卷目录

格式如下

单位：                          目录号:

案卷号	凭证号	时间	保管期限	备注

（六）填写凭证盒

（要求用碳素墨水盖印）需填写的项目有立档单位、全宗号，年、月、册、凭证字号、目录号、案卷号、保管期限。

1.立档单位：填写本单位的全称，要求用小条形档案全称章盖印在此栏目内。

2.全宗号：填写档案馆给立档单位的代码，要求用数码章盖印在此栏目内。

3.年、月、册的填写：按照凭证封面的相关项目填写，要求用数码章盖印在此栏目内。

4.凭证字号的填写：按照凭证相关项目填写，要求用数码章盖印在此栏目内。

5.目录号的填写：要求刻一个“W1” 代码章盖印在此栏目内。

6.案卷号的填写：一个年度内的顺序编号，在同一年度内不允许出现同一案卷号或空号。

7.保管期限的填写：根据《会计保管期限表》(见附表)填写该凭证的保管期限。

（七）装盒、排列上架

将凭证装入已盖印的凭证盒，按照顺序排列上架。

二、会计账簿的整理

（一）分类：同上

（二）分年度：同上

（三）编制档号：全宗号、案卷号同凭证，目录号，会计账簿的目录代码为“W2”。

（四）划分保管期限：总账、明细帐、日记帐划、辅助账簿分为15年，现金和银行日记帐保管期限为25年，固定资产卡片划分为5年。（见附表）

（五）装订：将账簿去除金属物（订书针、回形针、小螺丝钉）、去掉空白页，撤掉帐夹，然后用线装订成册。

（六）装盒：我们现在采用文书档案盒，装盒前将会计账簿左下角胶上一张小纸条再入盒，方便查找。

全宗号
年  度
保管期限
机构（问题）
起 止 件 号	室
	馆
盒  号

纸条格式如下：         卷盒背脊格式：

全宗号

目录号

案卷号

账簿名称

时间

保管期限

 

（七）编制案卷目录：

格式如下

单位                            目录号

卷号

账簿名称

时间

保管期限

备注

（八）排列上架：将整理完的会计账簿档案按顺序号排列上架。

三、会计报表整理

（一）分类：同上。

（二）分年度：同上。

（三）编制档号：全宗号，案卷号同上，目录号：会计报表目录号代码为“W3”。

（四）划分保管期限：年度财务报表永久，月、季报表3年。

（五）装订：同会计账簿装订。

（六）装盒：同账簿一样采用文书档案盒，装盒前将会计报表左下角胶一张小纸条再入盒。

 

纸条格式：              卷盒背脊格式：

全宗号

目录号

案卷号

报表名称

时间

保管期限

全宗号
年度
保管期限
机构（问题）
起 止 件 号	室
	馆
盒  号

 

 

（七）编制案卷目录：格式如下

单位：                    目录号：

卷号

报表名称

时间

保管期限

备注

(八)排列上架：按会计报表顺序，排列上架。

四、会计档案的鉴定与销毁

1.鉴定。组成鉴定小组（由分管领导及有关人员组成）。对保管期满，应予销毁的档案，可由保管会计档案的部门提出意见，再由财务部门和档案部门共同鉴定一次，认定其确实无保存价值时，才能作出销毁的结论。

2.销毁。销毁失去保存价值的会计档案，应做到销毁有据，程序分明，手续齐备，记录在案。

销毁程序：

①档案部门提出销毁意见；

②会同财务部门共同鉴定；

③造出销毁清册；

格式：

类别             目录号           保管期限      

卷号	类别	日期	已保管年限

④报请本单位主要负责人审批；

⑤向当地财政局、档案局和上级主管部门递交书面报告（附销毁清册）；

⑥财政局派员作终审鉴定；

⑦由财政局和档案局派员监销。

监销人员在销毁会计档案前，要认真清点核对。销毁后，在销毁清册上签名、盖章，并将监销情况报告机关领导人，销毁清册要归档保存。

3.销毁审批表模式：

经鉴定后，清出无保存价值的报表    卷（册），账簿    卷（册），凭证    卷（册），应予以销毁，请审批。

 

 

 

 

鉴定领导小组负责人（签名）               

年    月    日   

主管负责人（签名）                  

年    月    日   

监销人（签名）                  

年    月    日   

 

 

 

附：

会计档案保管期限表

 

序号	档案名称	保管期限	备  注
一	会计凭证类		会计凭证内如有工资表，资产报表的凭证永久保存
1	原始凭证	15年
2	记账凭证	15年
3	汇总凭证	15年
二	会计账簿类
4	总账	15年	包括日记账
5	明细账	15年
6	日记账	15年	现金和银行日记账保管25年
7	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
8	辅助账簿	15年
三	财务报告类		包括各级主管部门汇总财务报告
9	月、季度财务报告	3年	包括文字分析
10	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四	其他类
11	会计移交清册	15年
12	会计档案保管清册	永久
13	会计档案销毁清册	永久
14	银行余额调节表	3年
15	银行对账单	3年